PROCESI I PROCEDURE

Kada je vreme za uređivanje procesa i procedura?

U prvim fazama razvoja, većina firmi funkcioniše na osnovu entuzijazma, prepoznavanja potreba među kolegama i fleksibilnosti. Male ekipe se brzo dogovaraju, informacije se razmenjuju usmeno, a odgovornosti se spontano dele. Međutim, kako firma raste - kako broj zaposlenih raste, klijenata ima sve više, a očekivanja postaju kompleksnija - ovaj neformalni način rada počinje da pokazuje svoje granice.

Gde nastaje problem?

U tranzicionim fazama, kada preduzeće prelazi iz male u srednju firmu ili iz srednje u veću organizaciju, javljaju se izazovi koji više ne mogu da se rešavaju "u hodu". Tipični problemi uključuju:

• Nedovoljno jasne uloge i odgovornosti
• Dupliranje posla ili "praznine" u izvršenju
• Kašnjenja zbog neefikasne interne komunikacije
• Nerazumevanje prioriteta ili koraka u radu
• Zavisnost od pojedinaca - sistem staje ako jedna osoba izostane

Bez obzira koliko dobar informacioni sistem koristite, bez jasnog ko, šta, kako i kada, digitalna rešenja ne mogu dati rezultate. Ono što tada postaje ključno jeste postavljanje sistema - kroz formalno uređene procese, procedure i radne instrukcije.

Kako da znate da je vreme za pomoć?

Postoje jasni signali da je vreme za sistematizaciju, pre nego što problemi eskaliraju:

·         Nemate resurse (vreme, ljude, znanje) da sami kreirate novu organizacionu strukturu i operativne procedure.

·         Već ste pokušavali reorganizaciju, ali zaposleni se i dalje oslanjaju na neformalne dogovore.

·         Očekujete rast - kroz nove projekte, ljude ili tržišta - i želite da se pripremite sistematski.

·         Želite eksternu perspektivu - stručan, "neutralan" uvid u to kako bi organizacija mogla da funkcioniše bolje.

Šta znači urediti procese?

Uređivanje procesa ne znači previše birokratije ili komplikovana pravila. Naprotiv - dobro postavljeni procesi omogućavaju:

• Bržu i jasniju komunikaciju
• Veću odgovornost i praćenje rezultata
• Lakše uvođenje novih ljudi u organizaciju
• Smanjenje grešaka i dupliranja posla
• Mogućnost skaliranja bez haosa

Uspostavljanje procedura i instrukcija ne treba da bude cilj sam po sebi, već sredstvo koje omogućava efikasniji, predvidiv i kvalitetan rad.

Zaključak: Procesi i procedure nisu luksuz, već osnova za rast

Urediti procese i procedure ne znači dodati još papirologije, već osloboditi vreme i energiju zaposlenih da se bave suštinskim stvarima - onim zbog čega je kompanija i osnovana. Bez sistema, rast će dovesti do zastoja. Sa sistemom, rast postaje prilika.

Ako ste u fazi kada shvatate da postojeća organizacija ne odgovara novim izazovima - to nije znak neuspeha. 

To je prirodan trenutak razvoja firme. A mi smo tu da pomognemo da iz njega izađete jači, jasniji i stabilniji.